XRechnung öffnen: So machen Sie eine XML-Rechnung lesbar

Sie haben per E-Mail eine Rechnung als XML-Datei bekommen — und beim Doppelklick erscheint nur unleserlicher Code mit spitzen Klammern? Damit sind Sie nicht allein: Seit der E-Rechnungspflicht bekommen Millionen Betriebe sogenannte XRechnungen. Das ist kein Fehler und keine kaputte Datei — XRechnungen sind absichtlich Maschinenformat. Zum Lesen brauchen Sie einen Viewer.

Warum bekomme ich Rechnungen als XML?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Eine „echte" E-Rechnung ist dabei kein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931 — in Deutschland meist als XRechnung (reine XML-Datei) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). Immer mehr Lieferanten stellen ihre Rechnungsstellung darauf um — deshalb landen diese Dateien jetzt in Ihrem Postfach.

Der Grund für das sperrige Format ist Absicht: Eine Maschine soll Rechnungsbetrag, Steuersatz und Zahlungsziel zweifelsfrei auslesen können, ohne sie aus einem Bild herauszuraten. Für Buchhaltungsprogramme ist das ein Segen. Für Sie als Empfänger ist es erst einmal eine Datei, die sich nicht öffnen lässt.

Woran erkenne ich, was ich bekommen habe?

Bevor Sie etwas anderes versuchen, schauen Sie auf die Dateiendung — davon hängt ab, was zu tun ist:

XRechnung öffnen: Schritt für Schritt

1. Anhang speichern. Laden Sie die XML-Datei aus der E-Mail auf Ihren Rechner, zum Beispiel in den Ordner „Downloads". Öffnen Sie sie nicht direkt aus dem Mailprogramm heraus — manche Programme benennen den Anhang dabei um.
2. Viewer aufrufen. Öffnen Sie den XRechnung-Viewer in Ihrem Browser. Es ist keine Anmeldung nötig.
3. Datei hineinziehen. Ziehen Sie die XML-Datei mit der Maus in das markierte Feld — oder klicken Sie darauf und wählen Sie die Datei aus.
4. Rechnung lesen. Sie sehen Absender, Rechnungsnummer, Datum, Einzelpositionen, Steuersätze und den Gesamtbetrag in gewohnter Form.
5. Bei Bedarf drucken oder als PDF sichern. Über die Druckfunktion Ihres Browsers. Wichtig: Dieses PDF ist eine Lesehilfe, nicht das Original — dazu mehr weiter unten.

Ihre Möglichkeiten im Überblick

Wenn das Öffnen nicht klappt: die häufigsten Stolpersteine

Die Datei öffnet sich in Excel und sieht wirr aus. Windows ordnet XML-Dateien manchmal Excel zu. Excel versucht dann, den Datensatz als Tabelle zu deuten — das Ergebnis ist unbrauchbar. Nutzen Sie stattdessen den Viewer; die Datei selbst ist in Ordnung.

Der Browser zeigt eine Fehlermeldung statt der Rechnung. Öffnen Sie die XML direkt im Browser, zeigt der nur den Quelltext oder meckert über die Struktur. Das ist normal — ein Browser ist kein Rechnungsprogramm.

Umlaute erscheinen als Zeichensalat. Ein Anzeigefehler des Programms, mit dem Sie die Datei geöffnet haben, kein Defekt der Rechnung. Im Viewer stimmt die Darstellung.

Sie haben nur ein PDF und finden kein XML. Dann ist es entweder eine klassische PDF-Rechnung — die ist im Sinne des Gesetzes keine E-Rechnung — oder ein ZUGFeRD-PDF mit verstecktem Datensatz. Der Viewer erkennt beides.

Achtung: Öffnen allein reicht nicht — die Aufbewahrungspflicht

Viele übersehen den zweiten Teil der Pflicht: E-Rechnungen müssen Sie nicht nur lesen können, sondern acht Jahre unverändert und maschinenlesbar aufbewahren. Das vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat diese Frist zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt — nachzulesen in § 147 AO und § 14b UStG. Die Frist beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Entscheidend ist: Aufzubewahren ist die XML-Datei selbst, nicht ein Ausdruck und nicht das PDF, das Sie sich aus dem Viewer erzeugt haben. Ein Rechnungsdokument, das Sie nachträglich verändern könnten, genügt den GoBD nicht. Die Dateien einfach im E-Mail-Postfach liegen zu lassen, reicht in der Regel ebenfalls nicht — das kann bei einer Betriebsprüfung zum Problem werden.

Genau dafür gibt es das XRechnung-Postfach: Sie richten einmal eine E-Mail-Weiterleitung ein, und jede eingehende E-Rechnung wird automatisch geprüft, lesbar angezeigt und revisionssicher archiviert — Ihr Steuerberater bekommt monatlich alles als fertiges Paket. Für 6,90 € im Monat ist das Thema dauerhaft erledigt.

Die Fristen im Überblick

Häufige Fragen

Kann ich die XML-Datei löschen und um ein PDF bitten?
Sie können fragen, aber es hilft Ihnen nicht weiter. Sobald Ihr Lieferant zur E-Rechnung verpflichtet ist, ist die XML das steuerlich maßgebliche Original. Ein zusätzlich geschicktes PDF ändert daran nichts — aufbewahren müssen Sie die XML.

Gilt das auch für Kleinunternehmer?
Für das Empfangen und Aufbewahren ja, ohne Ausnahme und ohne Übergangsfrist. Vom Ausstellen sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG dagegen dauerhaft befreit — so ausdrücklich § 34a UStDV, eingeführt mit dem Jahressteuergesetz 2024. Papier- und PDF-Rechnungen dürfen sie also weiterhin verschicken. Wer Ihnen als Kleinunternehmer unter Verweis auf die Pflicht eine Rechnungssoftware verkaufen will, irrt: Sie brauchen keine, um Rechnungen zu schreiben — nur einen Weg, eingehende E-Rechnungen zu lesen und aufzubewahren.

Reicht ein E-Mail-Postfach, um die Empfangspflicht zu erfüllen?
Für den reinen Empfang ja — ein Mailpostfach genügt. Die Aufbewahrung ist damit aber nicht erledigt: Rechnungen, die nur im Posteingang liegen, gelten in der Regel nicht als revisionssicher archiviert.

Was ist mit ZUGFeRD-PDFs?
Die sehen aus wie normale PDFs, tragen aber unsichtbar das XML in sich. Auch sie gehören ins revisionssichere Archiv — mehr dazu hier.

Muss ich prüfen, ob die Rechnung formal korrekt ist?
Eine E-Rechnung, die gegen die Norm EN 16931 verstößt, kann Ihren Vorsteuerabzug gefährden. Unser Viewer zeigt Ihnen die Pflichtangaben, sodass Sie fehlende Felder erkennen.

Ist der Viewer wirklich kostenlos — und was passiert mit meiner Rechnung?
Ja, kostenlos und ohne Anmeldung. Die Datei wird im Browser auf Ihrem eigenen Rechner ausgewertet und nicht an uns übertragen.

Stand: August 2026. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Steuerberatung.