E-Rechnungspflicht 2027/2028: Fristen und Checkliste für kleine Betriebe

Die E-Rechnungspflicht in Deutschland kommt in Stufen — und viele kleine Betriebe unterschätzen, dass die erste Stufe längst gilt. Hier alle Fristen im Überblick und was Sie konkret tun müssen.

Alle Fristen auf einen Blick

Ab wann	Wer	Was gilt
1.1.2025	alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer	E-Rechnungen empfangen, lesen und GoBD-konform aufbewahren
bis 31.12.2026	alle	Übergangszeit: Papier und PDF weiter erlaubt, wenn der Empfänger zustimmt
1.1.2027	Unternehmen > 800.000 € Vorjahresumsatz	E-Rechnungen im B2B auch ausstellen
1.1.2028	praktisch alle Unternehmen	Ausstellungspflicht unabhängig vom Umsatz

Dauerhaft ausgenommen vom Ausstellen sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG — ausdrücklich geregelt in § 34a UStDV seit dem Jahressteuergesetz 2024 —, dazu Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise. Empfangen können müssen aber auch sie.

Was überhaupt als E-Rechnung zählt

Der Begriff wird im Alltag falsch verwendet. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931. In Deutschland sind das praktisch zwei Formate:

XRechnung — reine XML-Datei, bei Rechnungen an Behörden vorgeschrieben (so öffnen Sie sie).
ZUGFeRD ab Version 2.0.1 — PDF mit eingebettetem XML, im B2B verbreiteter. Achtung: die Profile MINIMUM und BASIC WL erkennt das Bundesfinanzministerium nicht als E-Rechnung an (Details hier).

Ein gewöhnliches PDF ist keine E-Rechnung — egal wie professionell es aussieht und ob es per Mail kam.

Welche Umsätze betroffen sind

Die Pflicht gilt für Leistungen zwischen inländischen Unternehmen. Außen vor bleiben Rechnungen an Privatkunden, Rechnungen ins Ausland, Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.

Was viele falsch verstehen

„Ein PDF ist doch elektronisch" — nein, siehe oben. Ein normales PDF ist ab den Stichtagen keine gültige E-Rechnung.
„Ich stelle keine Rechnungen an Firmen, betrifft mich nicht" — die Empfangspflicht betrifft Sie trotzdem: Ihre Lieferanten stellen um, und deren XML-Rechnungen müssen Sie aufbewahren.
„Als Kleinunternehmer bin ich raus" — nur vom Ausstellen, das aber dauerhaft (§ 34a UStDV). Empfangen und acht Jahre aufbewahren müssen auch Sie. Umgekehrt gilt: Eine Software zum Schreiben von E-Rechnungen brauchen Sie nicht, auch wenn das gelegentlich anders dargestellt wird.
„Das mach ich, wenn's soweit ist" — es ist seit Januar 2025 soweit.

Die 3-Punkte-Checkliste für kleine Betriebe

Empfang sicherstellen: Ein E-Mail-Postfach genügt als Kanal. Prüfen Sie, ob Rechnungen zentral ankommen oder über mehrere Adressen verstreut sind.
Lesbar machen: Für den schnellen Blick reicht unser kostenloser XRechnung-Viewer — XML-Datei reinziehen, fertig.
Archivierung lösen: acht Jahre revisionssicher. Entweder über Buchhaltungssoftware (12–25 €/Monat) — oder, wenn Ihr Steuerberater die Buchhaltung macht, über ein spezialisiertes E-Rechnungs-Postfach für 6,90 €/Monat: Weiterleitung einrichten, alles Weitere läuft automatisch.

Unser Tipp: Erledigen Sie Punkt 3 jetzt, nicht erst 2027. Die Zahl der XML-Rechnungen in Ihrem Postfach steigt ab sofort jeden Monat — und ein lückenloses Archiv lässt sich rückwirkend nicht mehr herstellen.

Häufige Fragen

Woher weiß ich, ob ich über der 800.000-Euro-Grenze liege?
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres. Für die Stufe 2027 zählt also Ihr Umsatz aus 2026.

Darf ich bis 2028 einfach weiter PDFs verschicken?
In der Übergangszeit ja, aber nur mit Zustimmung des Empfängers. Ab 2028 entfällt diese Möglichkeit im inländischen B2B.

Was ist mit Rechnungen an Behörden?
Dort gilt die E-Rechnungspflicht schon länger, üblicherweise im Format XRechnung.