E-Rechnung empfangen: Was Kleinbetriebe und Selbständige jetzt tun müssen

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen, lesen und aufbewahren können — vom Konzern bis zum Ein-Personen-Betrieb, auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Eine Zustimmung ist nicht mehr nötig: Schickt Ihnen ein Lieferant eine XRechnung, ist sie rechtsgültig zugestellt. Eine Übergangsfrist gibt es für den Empfang nicht.

Was heißt „empfangen können" konkret?

Drei Dinge müssen Sie sicherstellen:

Zustellung: Ein E-Mail-Postfach reicht als Empfangsweg — das haben Sie schon.
Lesbarkeit: Sie müssen den Inhalt prüfen können. XRechnungen sind XML-Dateien und ohne Hilfsmittel unlesbar — dafür gibt es zum Beispiel unseren kostenlosen Viewer.
Aufbewahrung: acht Jahre, unverändert, maschinenlesbar und auffindbar. Hier liegt die eigentliche Falle — dazu gleich mehr.

Welche Rechnungen sind überhaupt betroffen?

Die Pflicht gilt enger, als viele denken. Sie betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Nicht betroffen sind:

Rechnungen an Privatkunden — dort bleibt alles wie bisher.
Rechnungen ins Ausland, auch innerhalb der EU.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV).
Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.

Für Sie als Handwerker oder Selbständigen heißt das: Ihre Eingangsrechnungen von Großhandel, Werkzeuglieferant, Telefonanbieter oder Leasinggesellschaft fallen fast alle darunter.

Der häufigste Irrtum: „Die Rechnung liegt doch in meinem E-Mail-Postfach, das reicht." — In der Regel nicht. E-Mail-Postfächer sind nicht revisionssicher: Mails lassen sich löschen und ändern, Konten werden gekündigt, Anbieter räumen automatisch auf. Bei einer Betriebsprüfung kann eine fehlende E-Rechnung teuer werden — der Vorsteuerabzug hängt am Original.

Was passiert, wenn ich nicht empfangen kann?

Es gibt keine unmittelbare Strafe dafür, kein Postfach zu haben — die Folgen sind indirekt und dafür unangenehm. Sendet Ihr Lieferant eine E-Rechnung an die Adresse, die er von Ihnen kennt, gilt sie als zugestellt, auch wenn Sie nichts damit anfangen können. Damit läuft die Zahlungsfrist. Und können Sie das Original bei einer Prüfung nicht vorlegen, steht Ihr Vorsteuerabzug für diese Rechnung im Feuer. Die Verantwortung liegt beim Empfänger, nicht beim Absender.

Ihre Möglichkeiten im Vergleich

Weg	Kosten	Bewertung
Nichts tun	0 €	Rechtlich riskant, siehe oben
Buchhaltungssoftware Lexoffice, sevdesk und andere	12–25 €/Monat	Erfüllt die Pflichten, lohnt aber vor allem, wenn Sie selbst buchen
Steuerberater-Portal etwa DATEV Unternehmen online	je nach Kanzlei	Gut, wenn Ihr Steuerberater es anbietet
E-Rechnungs-Postfach XRechnung-Postfach	6,90 €/Monat	Weiterleitung einrichten, Rest läuft automatisch

Empfang einrichten: die vier Schritte

Eine Adresse festlegen. Prüfen Sie, ob Rechnungen zentral ankommen oder über mehrere Postfächer verstreut sind — verstreute Eingänge sind die häufigste Ursache für Lücken im Archiv.
Lieferanten informieren. Teilen Sie Ihren wichtigsten Lieferanten mit, an welche Adresse Rechnungen gehen sollen.
Lesbarkeit sicherstellen. Für den gelegentlichen Blick genügt der Gratis-Viewer.
Archivierung lösen. Der Schritt, den die meisten überspringen — mehr dazu im Ratgeber E-Rechnungen archivieren.

In 2 Minuten erledigt: Kostenloses Konto anlegen, persönliche Empfangsadresse erhalten, Weiterleitung einrichten — fertig. Die Empfangspflicht ist damit dauerhaft abgehakt.

Wie geht es weiter? Die Fristen

Ab wann	Wen es betrifft	Was gilt
1.1.2025	alle inländischen Unternehmen	E-Rechnungen empfangen können
1.1.2027	über 800.000 € Vorjahresumsatz	müssen im B2B elektronisch ausstellen
1.1.2028	alle übrigen	Ausstellungspflicht unabhängig vom Umsatz

Das bedeutet: Der Anteil der XML-Rechnungen in Ihrem Postfach wird in den nächsten zwei Jahren stark steigen. Wer den Empfang jetzt sauber aufsetzt, muss sich nie wieder darum kümmern.

Häufige Fragen

Muss ich meinen Lieferanten zustimmen, dass sie E-Rechnungen schicken?
Nein. Seit 2025 ist für die E-Rechnung im inländischen B2B keine Zustimmung mehr nötig. Umgekehrt gilt: Für Papier oder PDF braucht es in der Übergangszeit die Zustimmung des Empfängers.

Ich bin Kleinunternehmer — betrifft mich das wirklich?
Für den Empfang ja, ohne Ausnahme. Vom Ausstellen sind Sie dagegen dauerhaft befreit (§ 34a UStDV, Jahressteuergesetz 2024) — Papier und PDF bleiben für Sie zulässig. Sie brauchen also keine Rechnungssoftware, nur einen Weg, eingehende E-Rechnungen zu lesen und aufzubewahren.

Reicht es, wenn mein Steuerberater die Rechnungen bekommt?
Die Aufbewahrungspflicht bleibt bei Ihnen als Unternehmer. Ihr Steuerberater kann sie erfüllen helfen, sie geht aber nicht auf ihn über.