E-Rechnungspflicht 2027/2028: Fristen und Checkliste für kleine Betriebe

Die E-Rechnungspflicht in Deutschland kommt in Stufen — und viele kleine Betriebe unterschätzen, dass die erste Stufe längst gilt. Hier alle Fristen im Überblick und was Sie konkret tun müssen.

Alle Fristen auf einen Blick

Ab wann	Wer	Was gilt
1.1.2025	alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer	E-Rechnungen empfangen, lesen und GoBD-konform aufbewahren
1.1.2027	Unternehmen > 800.000 € Vorjahresumsatz	E-Rechnungen im B2B auch ausstellen
1.1.2028	praktisch alle Unternehmen	Ausstellungspflicht für alle; Papier/PDF im B2B nur noch in Ausnahmen

Dauerhaft ausgenommen vom Ausstellen sind nur Kleinunternehmer nach §19 UStG, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise — empfangen können müssen aber auch sie.

Was viele falsch verstehen

„Ein PDF ist doch elektronisch" — nein. Als E-Rechnung zählt nur das strukturierte Format nach EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD). Ein normales PDF ist ab den Stichtagen keine gültige E-Rechnung.
„Ich stelle keine Rechnungen an Firmen, betrifft mich nicht" — die Empfangspflicht betrifft Sie trotzdem: Ihre Lieferanten (Großhandel, Werkzeug, Telefon, Leasing) stellen um, und deren XML-Rechnungen müssen Sie aufbewahren.
„Das mach ich, wenn's soweit ist" — es ist seit Januar 2025 soweit.

Die 3-Punkte-Checkliste für kleine Betriebe

Empfang sicherstellen: Ein E-Mail-Postfach genügt als Kanal. Prüfen Sie, ob Rechnungen zentral ankommen oder über mehrere Adressen verstreut sind.
Lesbar machen: Für den schnellen Blick reicht unser kostenloser XRechnung-Viewer — XML-Datei reinziehen, fertig.
Archivierung lösen: 8–10 Jahre revisionssicher. Entweder über Buchhaltungssoftware (12–25 €/Monat) — oder, wenn Ihr Steuerberater die Buchhaltung macht, über ein spezialisiertes E-Rechnungs-Postfach für 6,90 €/Monat: Weiterleitung einrichten, alles Weitere läuft automatisch.

Unser Tipp: Erledigen Sie Punkt 3 jetzt, nicht erst 2027. Die Zahl der XML-Rechnungen in Ihrem Postfach steigt ab sofort jeden Monat — und ein lückenloses Archiv lässt sich rückwirkend nicht mehr herstellen.