E-Rechnung empfangen: Was Kleinbetriebe und Selbständige jetzt tun müssen

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen, lesen und aufbewahren können — vom Konzern bis zum Ein-Personen-Betrieb, auch Kleinunternehmer nach §19 UStG. Eine Zustimmung ist nicht mehr nötig: Schickt Ihnen ein Lieferant eine XRechnung, ist sie rechtsgültig zugestellt.

Was heißt „empfangen können" konkret?

Drei Dinge müssen Sie sicherstellen:

Zustellung: Ein E-Mail-Postfach reicht als Empfangsweg — das haben Sie schon.
Lesbarkeit: Sie müssen den Inhalt prüfen können. XRechnungen sind XML-Dateien und ohne Hilfsmittel unlesbar — dafür gibt es z. B. unseren kostenlosen Viewer.
Aufbewahrung: 8–10 Jahre, unverändert, maschinenlesbar und auffindbar (GoBD). Hier liegt die eigentliche Falle — dazu gleich mehr.

Der häufigste Irrtum: „Die Rechnung liegt doch in meinem E-Mail-Postfach, das reicht." — In der Regel nicht. E-Mail-Postfächer sind nicht revisionssicher: Mails lassen sich löschen und ändern, Konten werden gekündigt, Anbieter räumen automatisch auf. Bei einer Betriebsprüfung kann eine fehlende E-Rechnung teuer werden — der Vorsteuerabzug hängt am Original.

Ihre Möglichkeiten im Vergleich

Nichts tun: kostenlos, aber rechtlich riskant (siehe oben).
Buchhaltungssoftware (Lexoffice, sevdesk & Co., 12–25 €/Monat): erfüllt die Pflichten, lohnt sich aber vor allem, wenn Sie Ihre Buchhaltung komplett selbst machen wollen. Wenn Ihr Steuerberater bucht, zahlen Sie für viel Funktion, die Sie nie benutzen.
E-Rechnungs-Postfach (unsere Lösung, 6,90 €/Monat): Sie richten einmal eine Weiterleitung von Ihrem normalen E-Mail-Postfach ein. Ab dann wird jede E-Rechnung automatisch erkannt, geprüft, lesbar gemacht und revisionssicher archiviert — und Ihr Steuerberater bekommt monatlich alle Belege gesammelt. Keine neue Software, keine Umstellung.

In 2 Minuten erledigt: Kostenloses Konto anlegen, persönliche Empfangsadresse erhalten, Weiterleitung einrichten — fertig. Die Empfangspflicht ist damit dauerhaft abgehakt.

Wie geht es weiter? Die Fristen

Seit 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
Ab 2027: Unternehmen über 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen auch ausstellen.
Ab 2028: Die Ausstellungspflicht gilt für praktisch alle — Papier und einfache PDF-Rechnungen sind dann im B2B-Geschäft Geschichte.

Das bedeutet: Der Anteil der XML-Rechnungen in Ihrem Postfach wird in den nächsten zwei Jahren stark steigen. Wer den Empfang jetzt sauber aufsetzt, muss sich nie wieder darum kümmern.